Notfallkoffer

Inhalt:

Was ist ein Notfallkoffer

Benötige ich überhaupt einen Notfallkoffer?

Welche Unterlagen sind in einem Notfallkoffer enthalten?

Abschließendes / Praxistipp

Was ist ein Notfallkoffer eigentlich?

Der „Notfallkoffer“ besteht aus den wichtigsten Unterlagen, die für den Fortbestand des Unternehmens absolut notwendig sind. Die entsprechenden Unterlagen können dabei entweder in einem Ordner, einem Umschlag oder gegebenenfalls auch in digitaler Form (bspw. USB-Stick) vorgehalten werden.

Der Notfallkoffer ist grundsätzlich nur für einen Szenario gedacht:

Der einzelverantwortliche Unternehmer fällt für einen längeren, in seiner Dauer nicht absehbaren Zeitraum aus. Das Unternehmen ist faktisch führungslos. Ein Stellvertreter ist zwar bestimmt, allerdings kann er die Kundenlisten nicht finden, verschiedene Unterlagen können nur mit Passwörtern abgerufen werden die niemandem außer dem Chef bekannt sind. Der Terminkalender ist nicht einsehbar. Es werden unbemerkt Fristen versäumt, Kunden werden nicht zurückgerufen, Abstimmungen schlagen fehl. Sollte das Unternehmen den Ausfall des Unternehmers überhaupt überleben wird es eine lange Zeit dauern, bis es wieder an dem Punkt angekommen ist, an dem es vor dem Ausfall war.

Ein solches Szenario ist selbstverständlich nur in kleinen und mittelständischen Unternehmen denkbar, die noch von einem Einzelunternehmer, oder einer kleinen Unternehmensfamilie geleitet werden. Betriebsnotwendige Informationen sind in solchen Betrieben in der Regel ausschließlich im Besitz des Inhabers und unterliegen dessen alleinigem Zugriff.

Um einen Totalausfall und das oben beschriebene Szenario zu vermeiden müssen Maßnahmen ergriffen und Vorkehrungen getroffen werden. Das die Deutschen nur ungern Maßnahmen für eigene Unglücksfälle treffen lässt sich schon daran erkennen, dass nur knapp die Hälfte ein Testament errichtet haben. Die Existenz eines Unternehmens betrifft dabei aber nicht nur den eigenen (familiären) Verantwortungsbereich, sondern auch die Familien der Mitarbeiter. Gegenstand einer verantwortungsvollen Unternehmensführung ist es daher auch, Vorsorge für den Ernstfall zu treffen.

Benötige ich überhaupt einen Notfallkoffer?

Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Habe ich einen Stellvertreter der im Notfall die Geschäftsleitung übernehmen kann?

  • Sind dem Stellvertreter alle hierfür notwendigen Vollmachten erteilt?

  • Ist meine Familie im Ausfallszenario versorgt?

  • Wie ist sichergestellt, dass mein Stellvertreter im Notfall Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen erhält?

Bei Gesellschaften:

  • Welche Regelungen enthält der Gesellschafts- oder (Einzel-)Geschäftsführervertrag für einen längeren Ausfall?

  • Stimmen die getroffenen Regelungen im Ehevertrag, Erbvertrag oder Testament noch mit der aktuellen Unternehmenssituation überein?

  • Ist die Unternehmensnachfolge geregelt?

Die Bestückung des Notfallkoffers hat von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich zu erfolgen und ist mit den jeweiligen individuellen Bedürfnissen und Gegebenheiten abzutimmen. Standardvorlagen eigenen sich dabei höchstens als Anhaltspunkte, können jedoch regelmäßig nicht die betrieblichen Besonderheiten berücksichtigen. 

Der Notfallkoffer enthält, je nach Verflechtung des privaten und des geschäftlichen Bereichs, Daten und Dokumente aus beiden Bereichen. Sind private und geschäftliche Belange streng voneinander getrennt empfiehlt sich die Erstellung eines Notfallkoffers für jeden Bereich.

Welche Unterlagen sind in einem Notfallkoffer enthalten?

Welche Unterlagen gehören nun also in einen ordentlichen Notfallkoffer?

1. Benachrichtigungsliste

Wer ist im Notfall zu kontaktieren (bspw. Stellvertreter) und zu Informieren (bspw. Mitarbeiter, Geschäftspartner)? Welche Informationen sind an die jeweiligen Personen herauszugeben. Ist eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten?

2. Geschäftliche Unterlagen

Es ist enorm wichtig, dass essentielle geschäftliche Unterlagen in den Notfallkoffer aufgenommen werden. Dies ist für eine ordnungsgemäße Fortführung der Geschäfte in Abwesenheit des Verunglückten von entscheidender Bedeutung.

Je nach Unternehmen sind dabei unterschiedliche Unterlagen aufzunehmen. Beispielsweise können solche geschäftlichen Unterlagen sein:

  • Gesellschaftsverträge

  • Kredit- und Leasingverträge

  • Arbeits- und sonstige Anstellungsverträge

  • Miet- und Pachtverträge

  • Kundenlisten, sowie Kunden und Lieferantenverträge

  • Vollmachten

  • Bürgschaften

  • und vieles mehr (bspw. Rezepte bei einer Konditorei oder einem Restaurant)

3. Versicherungsdokumente

Es ist meist sinnvoll in den Notfallkoffer eine vollstände Liste der bestehenden privaten und geschäftlichen Versicherungen aufzunehmen. Hierbei sollte jedenfalls die Versicherungsgesellschaft und die Policen-Nummer angegeben werden.

4. Schlüsselinformationen

Es empfiehlt sich im Notfallkoffer einen Abschnitt dafür vorzusehen, der den Stellvertreter in kürzester Zeit mit allen notwendigen Informationen zum Geschäftsablauf des Unternehmens informiert. Dies ist insbesondere entscheidend, wenn der Stellvertreter nicht ohnehin Mitarbeiter im Unternehmen ist.

  • Wie genau funktionieren die betriebsinternen Abläufe?

  • Was sind die Vertriebswege?

  • Wie funktioniert das Marketing?

  • Wer sind Vertrauenspersonen oder leitende Angestellte?

  • Was sind die Unternehmenswerte?

5. Passwörter und  sonstige Zugangscodes

Besonders ärgerlich sind fälle, in denen grundsätzlich eine Struktur für den Notfall besteht, aber bedeutende geschäftliche Tätigkeiten nicht ausgeführt werden können, weil die entsprechenden Passwörter nicht mitgeteilt worden sind.

  • Sind die notwendigen TANs für das Online-Banking vorhanden?

  • Wie sieht es aus mit Zugangsdaten für Webportale über die regelmäßig Bestellungen getätigt werden?

  • Ist der Code für die Alarmanlage hinterlegt?

  • Sind die Passwörter für die verschiedenste Hardware im Koffer enthalten (bspw. für Arbeitscomputer, Zentralrechner, Router/Server, u.ä.)?

  • Sind Informationen enthalten wo gegebenenfalls notwendige Schlüssel (Lagerschlüssel, Tresorschlüssel, … ) gefunden werden können?

6. Private Unterlagen

Gerade für den Fall eines schweren Unglücks, welcher hoffentlich nie eintritt, sollte auch im privaten Bereich vorgesorgt sein. Das Horrorszenario ist hier grundsätzlich gegen lebenserhaltende Maßnahmen zu sein und dennoch mangels fehlender oder nicht auffindbarer Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht an ein Beatmungsgerät angeschlossen zu sein und mittels Magensonde ernährt zu werden.

Um diesem Szenario vorzubeugen sind Unterlagen wie:

  • die Vorsorgevollmacht

  • die Patientenvergütung

  • das Testament / der Erbvertrag

  • der Ehevertrag

in den Notfallkoffer aufzunehmen. Sollten solche Unterlagen noch nicht vorhanden sein, sollten diese schnellstmöglich erstellt werden. Auch bei der Erstellung dieser Unterlagen können wir, von Merz & Stöhr Rechtsanwälte in Dresden, Ihnen behilflich sein. Insbesondere die Rechtsanwälte des „Teams Arbeitsrecht“ und des „Teams Handels- und Gesellschaftsrecht“ sind ausgewiesene Experten im Bereich der Erstellung der entsprechend notwendigen Verträge und können Sie kompetent, vertrauensvoll und profesionell beraten.

7. Persönliche Unterlagen

Welche persönlichen Informationen sollten über Sie im Notfallkoffer enthalten sein? Diese Unterlagen sind in alle Regel dem privaten Bereich zuzuordnen und betreffen Fragen hinsichtlich der Einnahme bestimmter Medikamente, Vorhandensein bestimmter (chronischer) Krankheiten, Allergien und Medikamentunverträglichkeiten, Liste der behandelnden Ärzte. Diese Unterlagen sind in einem Fall enorm wichtig, in dem der Verunglückte nichtmehr direkt ansprechbar ist.

Abschließendes / Praxistipp

Wir weisen nocheinmal darauf hin, dass jeder Notfallkoffer individuell zu bestücken ist. Nur ein an den konkreten Bedürfnissen des Unternehmens ausgerichteter Notfallkoffer ist geeignet seinem Zweck entsprechend den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Die dargestellten Inhalte sind daher lediglich beispielhaft angeführt und nicht abschließend.  

Erst im Rahmen einer anwaltlichen Beratung kann festgestellt werden, welche Unterlagen genau in den Koffer gehören und welche nicht. Darüber hinaus sind im Regelfall noch verschiedenste Dokumente zu erstellen wie beispielsweise ein Testament oder eine Patientenverfügung. Auch hier ist rechtsanwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Wir bei Merz & Stöhr in Dresden bieten Ihnen neben der Erstellung eines Notfallkoffers und der entsprechenden Unterlagen, welche notwendiger Bestandteil eines solche sind, auch eine umfassende und kompetente Beratung an in der wir nach Möglichkeit alle Ihre Fragen beantworten.

 

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass auch die „weiterführenden Informationen“ nur die grundlegenden Probleme der einzelnen Bereiche im Erbrecht ansprechen können und auch diese nur in den Grundzügen erläutern. Wir, die Dresdner Rechtsanwälte von Merz & Stöhr, weisen darauf hin, dass die Lektüre der vorstehenden Ausführungen keine persönliche Rechtsberatung ersetzen kann, sondern lediglich eine erste Informationsgrundlage darstellt. Für ein solches persönliches Beratungsgespräch stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung. Dabei sind wir im Bereich des Erbrechts grundsätzlich deutschlandweit aktiv. Ein großer Teil unserer Mandantschaft kommt dabei jedoch aus der Region des Freistaats Sachsen, insbesondere der Region um Dresden (Chemnitz, Görlitz, Pirna, Mittweida, Zwickau, Kamenz, Meißen, Bautzen, Riesa, Freiberg, Leipzig etc.).

Ihr Ansprechpartner
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